合同里需要写明与会议相关的各（gè）种事项，分（fèn）清权利和义（yì）务（wù），从（cóng）而当（dāng）出现争议时，法庭将按合同（tóng）中双方（fāng）意见一致的条（tiáo）款，按有利（lì）的方式保护利益受损（sǔn）方。

本公司据以往经（jīng）验，现将一般会议合同的内容公布如下（xià）（具体合同双方另议）：

1、房间（jiān）数（shù）目和房间价格：列（liè）明（míng）每晚所（suǒ）需房间数和房（fáng）间（jiān）价格；
2、免费房间：注（zhù）明会议组织人（rén）员每（měi）晚可免费使用的（de）房间数；
3、工作（zuò）间及房价：除免费房间外，会议工作（zuò）人员（yuán）还可享受优惠价格的房间；
4、套房、贵宾房：本条款需列明（míng）具（jù）体的房间要求；
5、房间（jiān）位置：应列（liè）明（míng）各个所订（dìng）房间的具体方位和（hé）房间档次；
6、平均房价：是根据（jù）各种类（lèi）型房间占相（xiàng）同百分比（bǐ）计算出来的一（yī）个调整后（hòu）的平均价，适用（yòng）于（yú）各类（lèi）房间（jiān）；
7、无转移条款：即会议举行（háng）期（qī）间如（rú）遇酒店所订房间超出实际接（jiē）待能（néng）力时，不得使会议人员转移其（qí）他酒店；
8、入（rù）住（zhù）及（jí）退房登记（jì）：登记情况视酒店规定而定；
9、提（tí）前入住和推迟退房: 如（rú）果在该（gāi）问题上的需求与酒店规定有（yǒu）所偏差，则一定要在合同中注明（míng）；
10、预定取消（xiāo）日期：一（yī）般规定（dìng）为预定者在计（jì）划使用（yòng）日期（qī）之前30天，这一条（tiáo）双（shuāng）方可（kě）以（yǐ）再协商；
11、会议（yì）场所（suǒ）要求（qiú）：如果会议规（guī）模可能（néng）出现调整，最好在合同中确定一个调整时（shí）间；
12、会议场租：可（kě）以是一个（gè）固（gù）定价格也可以根据所订客房情况协商；
13、24小时租用：如果是（shì）按24小时租用酒店会（huì）议室，那么即使24小时之内不用会议室，酒店（diàn）也不得使用；
14、会（huì）场变动：合同中注（zhù）明（míng）预定的会议室，没（méi）酒店的事（shì）先通知和会议方（fāng）的（de）书面同意，已订好的会场不能再有变动；
15、房（fáng）间定金：合同（tóng）中必须注明预付定金（jīn）的（de）具体时间，合同（tóng）中应要求酒店在定金预付日期到来时进行提醒；
16、结账（zhàng）：谁来负责（zé）会议方结账（zhàng）事（shì）宜，谁有权在账单上签字，有哪些具体（tǐ）事项（xiàng），这些（xiē）问题必须在合同中说明；
17、餐饮消耗：此条（tiáo）款规定对于因活动（dòng）取消或与会人数不（bú）足（zú）而（ér）引起的餐饮（yǐn）活动减少，会议方应给予酒店一定补偿；
18、仲裁条（tiáo）款：如合（hé）同（tóng）中有仲裁（cái）解决争议的（de）条款，在签订合同（tóng）前（qián），要先决定会议方是倾向使用仲裁手段还是反对；
19、视听设备（bèi）租用：明确（què）视听（tīng）设备的种类、品牌、数（shù）量、租用（yòng）时（shí）间、费用；
20、会议物资运抵酒店：在（zài）会议前，会议所（suǒ）用的物资要运到（dào）酒店库房（fáng），在合（hé）同中应注明库房工作时间和酒店政（zhèng）策；
21、电话（huà）附加费：尽量与酒店协商，免付电话使用附加费。协商（shāng）文件应包括在（zài）合同中；
22、展品的处理：展（zhǎn）品运进、运出酒店时间的规定对费（fèi）用开支有很大影响，双方应进（jìn）行协商和讨论；
23、最低餐（cān）饮消费：有些酒店的合同上有最低消费这一条款，规定客人的用餐（cān）花费必须达到某一最低金额（é）；
24、安全、防火规定（dìng）：酒店符（fú）合安全和（hé）防火（huǒ）的（de）有关（guān）规定；
25、残疾人保障：合（hé）同（tóng）中特别列明酒店内设施和政策与有关（guān）残疾人保障法是相符（fú）的（de）；
26、合同的终止：如遇第三者（zhě）原（yuán）因，不可抗力或特殊事件的（de）发生，则允许一方（fāng）提出终止合（hé）同而不受违（wéi）约罚款；
27、免责（zé）：双方应同意，对于一些疏忽事件和其他一（yī）些不影响会议进行和偶然突发（fā）事件对（duì）方不负责任；
28、订房确（què）认报告（gào）：如（rú）果不（bú）写（xiě）入合同中，那么也（yě）要（yào）在合同中加入订房确认报告（gào）这一条款；

备注：保存一份书面合（hé）同；将所有的（de）回复传真或信函作（zuò）为书面承诺归（guī）档保存。