会（huì）议及展览的预算不是（shì）一个概念（niàn）。通常而言，会（huì）议预（yù）算包括以下（xià）几个方面（miàn）：

1、交（jiāo）通费用 
(1)、出发地至会务地的交通费用——包（bāo）括航班、铁路、公路、客（kè）轮（lún），以及目的地车站（zhàn）、机（jī）场、码头至住宿地（dì）的交通（tōng）
(2)、会议期间交通费用（yòng）——主要是会务（wù）地（dì）交通费用（yòng），包括住宿地至会所的交通、会所（suǒ）到餐饮（yǐn）地点（diǎn）的交通、会所到商务交际场地的交（jiāo）通（tōng）、商务考（kǎo）察（chá）交通以及其（qí）他（tā）与会人员可能使用的预定交通。
(3)、欢送交通及返程交（jiāo）通——包括航班、铁路、公路、客轮及（jí）住宿地至机场、车站、港口交通费（fèi）用（yòng）。

2、会议室/厅费用
(1)、会议场地租金：通常而言，场（chǎng）地的租（zū）赁已经包含某（mǒu）些常用（yòng）设施，譬如激（jī）光指示笔、音（yīn）响系统（tǒng）、桌椅、主席台（tái）、白板或者（zhě）黑（hēi）板、油（yóu）性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵（hán）盖在内——比如投影设备、临（lín）时性（xìng）的装饰物、展架等。
(2)、会（huì）议（yì）设施（shī）租赁（lìn）费用：此部分费（fèi）用主（zhǔ）要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记（jì）本电脑（nǎo）、移动式（shì）同声（shēng）翻译系（xì）统、会场展示系统、多（duō）媒体系统、摄录（lù）设备等，租赁时通常需（xū）要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持（chí）与维护费用。值得（dé）注意的（de）是（shì），在租赁时（shí）应（yīng）对设（shè）备的各类功效参数作出具（jù）体要求（可向会议服务公司咨询，以获（huò）得最适宜的性（xìng）价比），否则可（kě）能影响（xiǎng）会议的进（jìn）行。另外，这些会议设施由于（yú）品牌、产地及新（xīn）旧（jiù）不同，租赁（lìn）的价格（gé）可能相差很大（dà）。
(3)、会场布置费用：如果不是（shì）特殊（shū）要求，通常（cháng）而言此部分费用包含在会场租赁（lìn）费（fèi）用中。如果（guǒ）有（yǒu）特殊要求，可以与专（zhuān）业的会议（yì）服务（wù）商协商。
(4)、其（qí）他支持费用：这些支持通常包括广告及印刷、礼（lǐ）仪、媒介等。基于这些（xiē）支持均为临（lín）时性质，如会议主办方分别寻找这些行（háng）业支持的话（huà），其成本费用可（kě）能比市场行（háng）价要高，如果让专业（yè）会（huì）议服务商（shāng）代理（lǐ），将获得价（jià）格相对比较低廉且服务专业的（de）支持。对于这些单（dān）项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

3、住宿费用
住宿的费用（yòng）应该（gāi）非（fēi）常好理（lǐ）解——值得注（zhù）意（yì）的只是住（zhù）宿费（fèi）里面有些价格是完全价格，而（ér）有点（diǎn）是（shì）需要另外加（jiā）收政府税金的。对于（yú）会（huì）议而（ér）言，住宿费可能（néng）是主要的开支（zhī）之（zhī）一。找专业的会展服务商通（tōng）常能（néng）获得较好的折扣。正常的（de）住宿（xiǔ）费除与酒店星级标（biāo）准、房（fáng）型等因素有关外，还与客房（fáng）内开放的服务项目（mù）有关——譬（pì）如客房内的长（zhǎng）途通讯、洗换、迷你吧酒（jiǔ）水、一次性换（huàn）洗衣物、互联网（wǎng）、水果提（tí）供等服务是否（fǒu）开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放（fàng）的服务项目（mù）及范围。

4、餐（cān）饮费用（yòng）
(1)、早餐通（tōng）常是（shì）自助餐（cān），也（yě）可以（yǐ）采（cǎi）取（qǔ）围（wéi）桌式（shì）就餐（cān），费用按人数（shù）计（jì）算（但考虑到会议就餐（cān）的特殊性，所以预计就餐人（rén）数不得与实际（jì）就餐人数相（xiàng）差到（dào）15％，否则餐馆有（yǒu）理（lǐ）由拒绝按实（shí）际就餐人数结算——而改（gǎi）为按预定人数收取费用（yòng））
(2)、中餐及午餐基（jī）本属于正餐，可以采取人数（shù）预算——自助餐形式，按桌（zhuō）预算（suàn）——围桌式形式。如（rú）果主办方希望酒水（shuǐ）消费自行（háng）采（cǎi）购（gòu）而非由餐馆提供，餐（cān）馆可（kě）能会收（shōu）取一（yī）定数量的服务费用（yòng）。
(3)、如（rú）果在高星级酒店餐（cān）厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行（háng）外带（dài）酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐（cān）厅通常需要加（jiā）收服务费。在高星（xīng）级酒店（diàn）举办会（huì）议（yì）宴会，通常在基本消费水（shuǐ）准的基础上加（jiā）收15％左右的服务费（fèi）。
(4)、此项费用基本上是（shì）按人数预算的，预（yù）算时可提出不同时段茶（chá）歇（xiē）的（de）食（shí）物、饮（yǐn）料组合。承办（bàn）者告知的茶（chá）歇价（jià）格通（tōng）常包含（hán）服（fú）务人员（yuán）费用。通常情（qíng）况下（xià），茶歇的种类可分为西式与中（zhōng）式两种——西式（shì）基本上（shàng）以咖啡、红茶、西（xī）式点心、水果等为主，中式则以开（kāi）水、绿茶或者花茶（chá）、果茶、水果（guǒ）、咖（kā）啡、水果（guǒ）及（jí）点心为主。
(5)、联谊（yì）酒会/舞（wǔ）会的（de）预算可能比单独的宴会复杂，宴会只（zhī）要设定好餐标与（yǔ）规模，预算（suàn）很容易计（jì）算。但（dàn）酒会（huì）/舞会的预算设计（jì）到场地与节目支持（chí），其预（yù）算可能需要比较长的（de）时（shí）间确认。

5、视听设备
除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略（luè）。如不得（dé）不在室外进行（háng），视（shì）听设备的（de）预算（suàn）就（jiù）比较复杂，包括：
设备本身的租赁费用（yòng），通常（cháng）按天计算
设备的运输、安装调（diào）试及控制技术（shù）人员支持费用，可让会展服务商代（dài）理
音源（yuán）——主（zhǔ）要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也（yě）可委托代理

6、杂费
杂费是指会（huì）展过程中一（yī）些临时性安排产生的费用（yòng），包括打（dǎ）印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其（qí）他通讯、快递服（fú）务（wù）、临时保健、翻译与向（xiàng）导、临时商务用车（chē）、汇兑等等（děng）。杂费的预算很难计（jì）划，通常可以在会务费（fèi）用预算中增列不可预（yù）见费用作为机（jī）动处（chù）理。